Unter Sammlungskonzept verstehen Archive und Museen ein Leitbild, welches das planvolle Zusammentragen, Archivieren, Restaurieren, Bewahren und Ausstellen von Objekten definiert. Anhand dieses Konzeptes werden Objekte bei Ankäufen, Spenden und Zusammenführungen von Archiven objektiv bewertet, kategorisiert, beschrieben, aufgenommen oder abgelehnt. Ein Sammlungskonzept lebt und sollte entsprechend der Anforderungen und aktuellen wissenschaftlichen Betrachtung regelmäßig überprüft werden. Es ist schriftlich definiert und gilt allen Beteiligten als Leitfaden für die tägliche Arbeit. Vorlieben und subjektive Zuordnungen sollten keine Rolle spielen. Vielmehr geht es um die neutrale, oftmals umfassende Darstellung eines Werkes, einer Objektklasse oder anderweitig definierten Zielstellung zu wissenschaftlichen Zwecken und/ oder der öffentlichen Präsentation.
Als weitere Archivart gelten Werk- oder Firmenarchive, welche die Entwicklung von Künstler:innen oder Unternehmen allumfänglich bewahren sollen. Hierbei steht das Bewahren, Dokumentieren und Sichern für spätere wissenschaftliche Aufarbeitungen zu einer Person, einem Unternehmen oder Produkt im Zentrum. Die öffentliche zur Schau Stellung ist nicht zentraler Bestandteil des Konzeptes.
Den “geordneten” Sammlungen entgegen steht das private. Hier sind Vorlieben und letztendlich der Geschmack ausschlaggebend für die Sammelleidenschaft. Finanzielle und räumliche Begrenzungen führen zu wachsenden und schrumpfenden Konvoluten, welche “lebendig” vom Enthusiasmus der Sammelnden zeugen. Auch dies ist ein hohes Gut, welches es zu bewahren gilt. Die Art des Sammelns ist Teil des Kulturgutes und dokumentiert gesellschaftliche Entwicklungen. Emotionen und subjektive Bewertungen können nur selten in öffentlichen Sammlungen konserviert werden, hier sind sie spürbar. Fragt man die Sammelnden nach den Konzepten, so sind diese meist klar umrissen, aber nicht schriftlich dokumentiert. Viele Informationen befinden sich in den Gedanken der Protagonist:innen. Und hier liegt eine große Gefahr. Es ist nicht selten in der Vergangenheit vorgekommen, dass Sammlungen aus persönlichen, finanziellen oder gesundheitlichen Gründen aufgegeben wurden. Aus Sammlungsstücken wurde Handelsware und aus zusammenhängenden Konvoulten gingen Einzelstücke an Meistbietende. Wissen über Herkunft, Rechercheergebnisse, Zusammenhänge und persönliche gingen bei der Trennung von Objekt und Sammelnden verloren.
Archive für Spiele sind bzw. waren für lange Zeit nicht im Fokus der Verlage. Mit der Gründung der Spielearchive in Marburg (jetzt Deutsches Spielearchiv der Museen der Stadt Nürnberg), Haar (Bayrisches Spielearchiv) und der Sammlungen in Altenburg (Schloß- und Spielkartenmuseum), Leinefelde-Echterdingen (Deutsches Spielkartenmuseum) und Chemnitz (Deutsches Spielemuseum, ehemals Sammlung Lemcke/Lemcke-Knoll) wurde seit den späten 1970iger Jahren aus Privatinitiativen heraus ein Gedächtnis der Branche geschaffen, welches zumindest seit 1945 einen umfänglichen Überblick ermöglichen kann.
Als einen besonderen Glücksfall kann man Ravensburger Spiele nennen. Der Verlag erkannte den historischen und letztendlich Marken-Wert der eigenen Verlagsgeschichte mit der Eröffnung des Ravensburger Museums 2010. Nachdem viele Autohersteller bereits eigenen Museen initiiert hatten, waren firmeneigene Häuser der Geschichte zur Steigerung der Markenbekanntheit populär. Das in diesem Zeitraum entstandene Archiv trug in mühevoller Kleinarbeit, mit viel Fachkenntnis und Unterstützung von privaten Sammlern die Produkte, Kataloge und Informationen aus der reichhaltigen Firmengeschichte seit 1883 zusammen. All das bereicherte das Museum und wird bis heute als Besuchermagnet neben dem Spieleland genutzt. Das Archiv derweil wächst und ermöglicht auch Rückschlüsse auf Marktentwicklungen und hilft bei rechtlichen Fragen.
